Búsqueda avanzada es una herramienta que permite crear fácilmente una búsqueda compleja personalizada que puede adaptar a sus necesidades concretas. Ofrece funciones personalizadas que superan la funcionalidad disponible en una búsqueda básica.
En la búsqueda avanzada, los filtros de búsqueda organizativos (Cliente, División y Departamento) y los filtros de Estado y Grupo de expedientes incluyen funciones de selección múltiple que permiten seleccionar una, varias o todas las entradas del mismo campo.
Puede utilizar los filtros de búsqueda solos o con hasta cinco criterios de búsqueda, que son consultas personalizadas que crea por medio de reglas, operadores y valores de campo. Gestión de registros Iron Mountain Connect simplifica la creación de criterios de búsqueda.
- Seleccione Búsqueda avanzada en el menú desplegable Herramientas de búsqueda situado en la parte superior de la barra de búsqueda de la izquierda. Se abre la pantalla Búsqueda avanzada.
- Establezca sus filtros de búsqueda. Utilice tantos o tan pocos filtros de búsqueda como necesite:
NOTA: La configuración de seguridad del sistema determina si las tres opciones de Tipo de registro que se indican a continuación están disponibles. Por ejemplo, si usted no tiene la posibilidad de ver detalles de expedientes, Todos y Expedientes están desactivados.
- Seleccione el tipo de registro que desea incluir en la búsqueda:
-
- Todos
- Contenedores
- Expedientes
- Para ver solo los registros de contenedor o los registros de expediente, haga clic en el botón de radio adecuado. Si su compañía no muestra expedientes, los resultados de búsqueda no contendrán expedientes. Si la compañía utiliza almacenamiento de expedientes de archivo vivo, los resultados de la búsqueda no contendrán contenedores.
NOTA: Si limita la búsqueda solo a registros de expediente, únicamente estarán disponibles las columnas de metadata del expediente para incluirlas en la visualización de la columna. Si limita la búsqueda solo a contenedores, únicamente estarán disponibles las columnas de metadata del contenedor para incluirlas en la visualización de la columna. Si incluye expedientes y contenedores en la búsqueda, estarán disponibles para su selección columnas tanto de contenedores como de expedientes.
NOTA: Los campos Cliente, División y Departamento incluyen la función de escritura anticipada. Comience a escribir para filtrar y mostrar todas las entradas coincidentes.
- Gestión de registros Iron Mountain Connect incluye por defecto registros de clientes, divisiones y departamentos inactivos en una búsqueda avanzada. Las organizaciones inactivas pueden ver el inventario y consultar y recuperar registros, pero no pueden tramitar pedidos. Desactive la casilla de verificación Incluir inactivas para excluir registros de organizaciones inactivas de los resultados de búsqueda avanzada.
- Si desea buscar por cliente, seleccione uno o varios clientes en el menú desplegable Cliente. Deje este campo definido en Todos para incluir a todos los clientes en la búsqueda. Solo están disponibles en la lista desplegable los clientes a los que el administrador del sistema les ha concedido acceso organizacional.
NOTA: Al seleccionar varios clientes, se desactivan los campos División y Departamento, y Gestión de registros Iron Mountain Connect busca solo en el nivel de cliente. Al seleccionar varias divisiones, se desactiva el campo Departamento, y Gestión de registros Iron Mountain Connect busca solo en los niveles de cliente y división.
- Si ha seleccionado un cliente habilitado para división, estará disponible la lista desplegable División. Seleccione una división para limitar la búsqueda a los registros que pertenecen solo a dicha división.
- Si ha seleccionado un cliente o división habilitados para departamento, el campo de búsqueda Departamento estará disponible. Seleccione uno o más departamentos para limitar la búsqueda a los registros que pertenecen solo a dichos departamentos.
NOTA: Seleccione la casilla de verificación Departamento no válido, disponible en el menú desplegable Departamento, para incluir activos no asignados a un departamento válido en sus resultados de búsqueda. Debe buscar departamentos válidos y no válidos por separado.
-
- Todos
- En Iron Mountain
- Retirado de Iron Mountain
- Destruida
- Retirado permanentemente de Iron Mountain
- No en Iron Mountain
- Solicitado; Investigando
Deje este campo en Todos para incluir todos los estados en la búsqueda. Consulte Estados de registros para obtener información más detallada sobre cada uno de estos estados.
- Si utiliza grupos de expedientes para expedientes de secuencia almacenados en Iron Mountain en un archivo vivo, se habilitará Grupo de expedientes. Seleccione los agrupamientos que desea incluir en la búsqueda.
- Introduzca hasta cinco criterios de búsqueda Si exporta los resultados de búsqueda,se incluirán los criterios:
Campo + Regla + Valor = Criterios de búsqueda
Debe seleccionar un campo y una regla, e introducir un valor para ejecutar la búsqueda avanzada. Gestión de registros Iron Mountain Connect puede buscar en una línea de criterios parcialmente completada.
- Seleccione un campo en el que buscar. La configuración de Tipo de registro determina qué campos están disponibles. Si establece el tipo de registro en Expediente, solo estarán disponibles los campos de metadata de expediente. Si lo establece en Contenedor, solo estarán disponibles los campos de metadata de contenedor. Si incluye expedientes y contenedores en la búsqueda, estarán disponibles los campos de contenedores y expedientes.
- Seleccione una Regla para aplicar la lógica al campo y restringir la búsqueda. El campo seleccionado determina qué reglas están disponibles. Gestión de registros Iron Mountain Connect muestra solo las reglas aplicables al campo seleccionado.
NOTA: Si selecciona Está en blanco como regla, el campo Valor se atenúa automáticamente para impedir la entrada.
- Escriba el Valor que se buscará. Puede utilizar el carácter comodín (*) y los operadores de búsqueda EITHER/OR (,) en el campo Valor para adaptar aún más la búsqueda.
- Si es necesario, haga clic en Añadir
y seleccione un Operador para unir otros criterios a este. Puede añadir un total de hasta cinco criterios de búsqueda. Al unir criterios, considere cómo actúa el operador con dichos criterios:
- AND: busca registros que contengan todos los criterios
- OR: busca registros que contengan cualquiera de los criterios
- NOT: excluye registros de la búsqueda
NOTA: Su configuración de búsqueda avanzada se mantiene durante la sesión de usuario, y se restablece la configuración por defecto al cerrar sesión. Gestión de registros Iron Mountain Connect muestra un enlace en la pantalla Resultados de búsqueda que le permite volver fácilmente a su configuración de búsqueda avanzada (enlace a Edición de una configuración de búsqueda avanzada).
- Haga clic en Búsqueda OR,
. Se muestran los resultados de la búsqueda.
Restablecimiento de una búsqueda avanzada
Cuando esté listo para iniciar una nueva búsqueda avanzada, haga clic en Restablecer 
para restablecer todos los ajustes en la pantalla de búsqueda avanzada, incluidos los campos de filtro y los criterios de búsqueda.
Vea también
